Akár otthoni dokumentumok rendszerezéséről, akár irodai nyomtatványok praktikus gyűjtéséről van szó, az ideális irattartó kiválasztása több szempont szerint történik. Fontos a méret, a kapacitás, de számít az is, hogy mindennapos használatra szánjuk vagy csak archiválásra. Szempont lehet a szín, a méret, és hogy nyitott vagy zárt legyen az eszköz, képes legyen-e lefűzésre és jól látszódjon a benne elhelyezett irat vagy épp ellenkezőleg, óvja azt a napsugaraktól.
Ezernyi szempont és ezernyi lehetőség. Nézzük, milyen kérdésekre kell választ találnunk, mielőtt kiválasztjuk a számunkra legjobb irattartót.
Mekkora mennyiségű papír tárolására legyen képes az irattartó?
A színes gumis mappa viszonylag kevés dokumentum elegáns és kényelmes tárolását teszik lehetővé. Biztonságosan és gyűrődés mentesen óvja az iratokat, változatos színekbe kapható, így akár az öltözékünkhöz megfelelőt is választhatjuk. Az borítékra hajazó irattartó tasakokat kis patenttel lehet lezárni, így egész jól védi a nedvességtől a tartalmát. Nyomtatványok mellett akár érmét, pendrive-ot, tollat stb. is tehetünk bele, plusz előnye, hogy átlátszó. A klipes mappákban leszorító szerkezet rögzíti a lyukasztott lapokat, ezáltal gyors rendszerezést és könnyű hozzáférést tesz lehetővé.
A polcon szeretnénk tárolni vagy rendszeresen vinnénk magunkkal az iratokat?
Ha fontos szempont, hogy rendezetten, egy adott helyiségben tároljuk a dokumentumokat, akkor a gyűrűs dossziék, a tokos iratrendezők vagy az iratpapucsok között érdemes válogatni. Ezek már nagyobb mennyiségű irat tárolására is alkalmasak, megnyerő színekkel, feliratozható gerinccel készülnek és nagyon tartósak.
Fontos-e, hogy a tárolt iratot minél gyorsabban kézbe vegyük munka közben?
Vannak nyomtatványok, amelyeket évekig kell őriznie egy cégnek, de szinte sosem kell elővenni. Az archiváló dobozok vagy a szalagos irattárolók épp erre a legmegfelelőbbek. Más dokumentumokat, formanyomtatványokat, árlistákat stb. naponta többször is kézbe veszünk és jó, ha mindig elérhető közelségben vannak az asztalon. Ebben az esetben a fiókos vagy egymásra helyezhető, polcos irattálcákra vagy a függőmappákra lehet szükségünk.
